Cambiar de software en una clínica de fisioterapia casi nunca se atasca en el precio. Un programa de gestión cuesta entre el 0,6 % y el 1,6 % de lo que factura un fisioterapeuta autónomo al mes, así que la cifra rara vez es la objeción. Lo que frena de verdad es mover los datos: cientos de pacientes con su teléfono, su motivo de consulta y su historial, repartidos entre un Excel, una agenda de papel y el programa anterior. Meter todo eso a mano es un domingo entero, y nunca es el domingo adecuado.
Esta guía explica exactamente cómo se hace una migración de pacientes: qué formatos valen, cómo sacar tus datos del programa que usas ahora, qué campos necesitas de verdad, los cuatro fallos que estropean el proceso y qué obligaciones tienes con el RGPD cuando mueves datos de salud.
Qué formatos valen para migrar
Sirve cualquier formato estructurado: Excel (.xlsx), CSV, JSON o incluso un PDF con tablas ordenadas. Lo que importa no es la extensión del fichero sino la estructura: cada paciente debe ser una fila y cada dato una columna. Un listado en Word con párrafos, un cuaderno escaneado o fotos de fichas en papel no son migrables de forma automática y exigen transcripción manual.
- Excel o CSV — el caso más común. Es lo que exporta prácticamente cualquier software de gestión y lo que usa la mayoría de clínicas que aún no han dado el salto.
- JSON — habitual cuando el proveedor anterior entrega los datos vía API o exportación técnica.
- PDF estructurado — funciona si las tablas están generadas por un programa. Un PDF escaneado es una imagen y no se puede leer.
- Papel — no hay atajo. Se transcribe, y conviene empezar solo por los pacientes activos del último año.
Cómo exportar tus datos del programa que usas ahora
Tu proveedor actual está obligado a devolverte tus datos. El artículo 20 del RGPD reconoce el derecho de portabilidad: puedes exigir tus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. No es un favor comercial, es una obligación legal.
En la práctica, la opción suele estar en uno de estos sitios:
- Ajustes o Configuración → Exportar datos
- Administración → Copia de seguridad
- Pacientes → Descargar listado / Exportar a Excel
Si no encuentras la opción o te dicen que no existe, pídelo por escrito por email citando el artículo 20 del RGPD y el derecho de portabilidad. Tienen un mes para responder. Guarda ese correo: es tu prueba si hay que reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Qué campos necesitas de verdad
Con nombre, apellidos y un dato de contacto ya se puede arrancar. Todo lo demás mejora la ficha pero no bloquea la migración. El error más caro es retrasar el cambio meses esperando a tener el fichero perfecto.
Por orden de utilidad real:
- Imprescindible: nombre, apellidos, teléfono o email.
- Muy recomendable: fecha de nacimiento, motivo de consulta, fecha de la última sesión.
- Si lo tienes: DNI, dirección, historial de sesiones, etiquetas, bonos pendientes, consentimientos firmados.
- Se puede dejar para después: facturación histórica, documentos adjuntos, pruebas de imagen.
Los cuatro fallos que estropean una migración
Después de ver bastantes ficheros de clínicas, los problemas se repiten siempre. Los cuatro son fáciles de evitar si los conoces antes de exportar.
- Nombre y apellidos en la misma celda. "María García López" en una sola columna obliga a separar a mano cuando hay apellidos compuestos. Si puedes exportarlos por separado, hazlo.
- Teléfonos con formatos mezclados. Espacios, guiones, prefijos a veces sí y a veces no. Un teléfono mal formateado significa que el recordatorio por WhatsApp no llega.
- Pacientes duplicados. La misma persona dada de alta dos veces con el nombre escrito distinto. Si migras el duplicado, arrastras el problema a tu sistema nuevo.
- Fechas en formatos distintos. Mezclar 03/05/2024 y 2024-05-03 en la misma columna hace que se importen mal y aparezcan pacientes nacidos en 1905.
Qué exige el RGPD cuando mueves datos de salud
Los datos clínicos de tus pacientes son categoría especial según el artículo 9 del RGPD, con protección reforzada. Eso no impide cambiar de software, pero sí impone condiciones concretas al nuevo proveedor.
Lo que tienes que asegurar:
- Contrato de encargado de tratamiento (artículo 28 del RGPD) firmado con el nuevo proveedor. Sin ese contrato, la responsabilidad es enteramente tuya.
- Cifrado y control de accesos, con registro de quién consulta cada ficha.
- Alojamiento con garantías, preferiblemente en la Unión Europea.
- Conservación mínima de 5 años desde el alta de cada proceso asistencial, según la Ley 41/2002. Varias comunidades autónomas fijan plazos mayores.
No necesitas pedir permiso individual a cada paciente para cambiar de herramienta: sigues siendo tú el responsable del tratamiento y solo cambias el encargado. Lo que sí debes hacer es actualizar tu registro de actividades de tratamiento y tu política de privacidad si menciona al proveedor anterior por nombre.
Cuánto se tarda realmente
Una clínica típica de 200 a 600 pacientes son entre 3 y 6 horas de trabajo real: limpieza del fichero, mapeo de campos, importación y revisión de que no falte nadie. En calendario suele ser una semana, porque casi siempre hay que volver al cliente para resolver dudas sobre los datos.
Lo que no se tarda es lo que la gente teme: no hay que parar la clínica, no hay que avisar a los pacientes y no se pierde el histórico. Puedes seguir trabajando con tu sistema anterior mientras se prepara la importación y cambiar de un día para otro.
Durante agosto lo hacemos nosotros, sin coste.
Nos mandas lo que tengas —Excel, CSV, JSON, un PDF con tablas o el export de tu programa actual— y te dejamos los pacientes y su historial dentro de Serenna en una semana. Son de 3 a 6 horas de trabajo por clínica que normalmente facturaríamos a 199 €.
Si contratas un plan de pago antes del 31 de agosto, van incluidas. Es para clínicas que estrenan suscripción, y tienes hasta el 31 de octubre para pedirnos la importación. Lo único que pedimos a cambio es que mantengas el plan tres meses: si lo cancelas antes, te facturamos los 199 € del trabajo. Condiciones completas.
Escríbenos por WhatsApp al 608 784 501 y te decimos exactamente qué necesitamos de tu fichero.
Preguntas frecuentes
¿Qué formato necesito para migrar mis pacientes?
Sirve cualquier formato estructurado: Excel (.xlsx), CSV, JSON o un PDF con tablas ordenadas. Lo importante no es el formato sino que cada paciente sea una fila y cada dato una columna. Una lista en Word con párrafos sueltos o fotos de fichas en papel requiere transcripción manual.
¿Puedo exportar mis datos del programa que uso ahora?
Sí. El RGPD reconoce el derecho de portabilidad, así que tu proveedor actual está obligado a entregarte tus datos en un formato estructurado y de uso común. Búscalo en Ajustes, Configuración o Administración, normalmente como Exportar datos. Si no lo encuentras, pídelo por escrito citando el artículo 20 del RGPD.
¿Qué campos hacen falta como mínimo?
Nombre, apellidos y un dato de contacto (teléfono o email) son suficientes para arrancar. El resto (fecha de nacimiento, DNI, motivo de consulta, historial de sesiones, etiquetas) mejora la ficha pero no bloquea la migración. Es mejor migrar con lo básico y completar después que retrasar el cambio esperando el fichero perfecto.
¿Cuánto se tarda en migrar una clínica?
Entre 3 y 6 horas de trabajo para una clínica típica de 200 a 600 pacientes, contando limpieza del fichero, mapeo de campos, importación y revisión. En calendario suele ser una semana, porque casi siempre hay que volver al cliente a resolver dudas de los datos.
¿Es legal mover los datos de mis pacientes a otro software?
Sí, siempre que el nuevo proveedor firme un contrato de encargado de tratamiento (artículo 28 del RGPD) y los datos se alojen con las garantías adecuadas. Los datos de salud son categoría especial según el artículo 9, así que exigen cifrado, control de accesos y registro de quién consulta cada ficha. No necesitas pedir permiso a cada paciente para cambiar de herramienta.